CRM Gratuito: Os Planos Grátis Comparados e Seus Limites

A negociação mais adiantada da semana costuma estar em três lugares ao mesmo tempo: uma linha de planilha que só uma pessoa atualiza, uma anotação no caderno e a conversa no WhatsApp de um vendedor específico. Quando alguém pergunta “e aquele cliente que ia fechar?”, ninguém responde sem rolar o histórico do celular. É nesse ponto que a busca por um CRM gratuito aparece — e é aí que a confusão começa, porque boa parte do que o mercado chama de grátis é teste com prazo.

Este comparativo faz quatro coisas: separa plano gratuito permanente de teste grátis, mostra os limites de cada plano conferidos na página oficial do fornecedor com data, explica como a conversa do WhatsApp chega (ou não) ao CRM e lista os sinais de que o grátis deixou de servir. Se o que você procura é o processo comercial inteiro, o guia de como vender pelo WhatsApp com processo cobre isso; aqui o assunto é a ferramenta.

Qual é o melhor CRM gratuito?

O melhor CRM gratuito é o que cabe no limite do plano grátis da sua equipe: número de usuários, quantidade de funis e etapas e o jeito como a conversa do WhatsApp chega ao CRM. Antes de cadastrar, confirme se o plano é gratuito para sempre ou apenas um teste com prazo.

Na prática, a escolha se resolve com três critérios — nessa ordem:

1. Usuários. Quantas pessoas vendem hoje e quantas vão vender em seis meses? Esse é o limite que trava primeiro, e ele varia de 2 a 4 pessoas nos planos grátis comparados abaixo.
2. Funis, etapas e volume. O que o plano conta e onde ele para: um funil só, cinco etapas, um teto de negócios cadastrados.
3. Canal. Se a venda acontece dentro do WhatsApp, um CRM que não registra conversa nenhuma vai virar um segundo trabalho de digitação.

Como este comparativo foi feito. Cada limite da tabela do próximo tópico foi lido na página oficial do fornecedor em 17/09/2026, com o link da fonte na própria linha. A ordem é alfabética, não há posição paga e o que não estiver escrito na página oficial aparece como “não informado” — nenhum número foi completado com dado de listicle de terceiros.

Declaração de viés, porque nenhum artigo da primeira página faz isso: este blog é da tiqchat, uma plataforma de atendimento com funil de vendas em Kanban. Ela não é um dos CRMs de plano gratuito comparados aqui e, por isso, não entra na tabela — aparece só no tópico sobre planilha, CRM e plataforma de atendimento, onde a comparação de categoria faz sentido.

CRM gratuito ou teste grátis: como saber se é 100% gratuito

Três coisas diferentes disputam a palavra “grátis”, e o leitor só descobre a diferença depois de cadastrar o time todo.

(a) Plano gratuito permanente (freemium). O acesso não tem prazo, mas tem teto: usuários, registros, recursos. O HubSpot CRM, por exemplo, descreve as ferramentas gratuitas como “100% gratuito e não tem data de validade” (página oficial, 17/09/2026); o RD Station CRM responde, na FAQ da própria página de planos, que “o plano gratuito é de graça mesmo, por tempo indeterminado”.

(b) Teste grátis. Você recebe o produto completo por alguns dias e depois escolhe entre pagar ou perder o acesso. É o caso da Kommo, cuja página de planos informa “Free for 14 days, no credit card required” (lida em 17/09/2026) — sem plano gratuito permanente.

(c) “Grátis” de marketing. Páginas e artigos que chamam de “CRM gratuito” algo que é teste. Um post do blog da Kommo de 30/07/2020 anuncia o “CRM gratuito nº 1 do mundo para mensagens” e o botão leva ao teste de 14 dias. Vale a mesma regra para listicles: o blog do monday coloca o próprio produto em primeiro lugar em uma lista de “CRMs grátis”, enquanto a página de preços mostra plano Free apenas para até 2 usuários na plataforma e teste de 14 dias do plano pago.

As 4 perguntas que desmascaram o “grátis”

1. Tem prazo? Se a resposta é “X dias”, é teste. Anote a data de vencimento no calendário antes de importar qualquer contato.
2. Pede cartão de crédito? Cadastro grátis que exige cartão normalmente cobra automático no fim do período.
3. O que acontece quando bate o limite? Existem três desfechos e eles são muito diferentes: o sistema trava novos cadastros, esconde os registros mais antigos ou faz upgrade automático e cobra.
4. Consigo exportar meus contatos e negócios se eu sair? Essa é a mais importante das quatro. O custo real de trocar de CRM não é a mensalidade: é o dado preso. Uma distribuidora com dois anos de histórico no plano grátis descobre tarde demais que só consegue levar embora o que consegue baixar.

Comparativo: os planos gratuitos de CRM e seus limites reais

A tabela abaixo é o motivo deste artigo existir. Os números que circulam pela internet sobre planos gratuitos são contraditórios e quase nunca datados — a lista de CRMs gratuitos da Capterra, que aparece entre os primeiros resultados de busca, foi atualizada em 01/08/2024 e não menciona WhatsApp uma única vez. Aqui, cada célula veio da página oficial do fornecedor, lida em 17/09/2026.

CRM	Tipo de gratuidade	Usuários no grátis	Contatos e negócios	Funis e etapas	WhatsApp no plano grátis	Fonte (lida em 17/09/2026)
Agendor	Plano Gratuito (a página de planos não declara prazo)	Até 3	Até 10.000 empresas, 10.000 pessoas e 1.500 negócios; 2 GB	Não informado na página de planos	“Integração com WhatsApp Web” listada no plano Gratuito	Planos e preços do Agendor
Bitrix24	“100% grátis”	A tabela de planos mostra “1–2 usuários”; a FAQ da mesma página fala em adicionar usuários ilimitados	CRM básico (negócios, contatos); 5 GB	Não informado	Não citado no Free — “Integração do WhatsApp” aparece a partir do plano Basic	Preços do Bitrix24
HubSpot CRM	“100% gratuito e não tem data de validade”	“até dois usuários”	“1.000 contatos e sem limites de dados de clientes”	Gestão de pipeline de negócios, sem teto declarado	Nenhuma menção a WhatsApp na página	HubSpot CRM
Kommo	Teste, não plano gratuito permanente	Não se aplica	Não se aplica	Não se aplica	Não se aplica	Planos da Kommo: “Free for 14 days, no credit card required”
monday CRM	Plano Free na plataforma; para o CRM, teste	Free: até 2 usuários e 3 quadros	Não informado	Não informado	Não informado	Preços do monday — a FAQ cita teste de 14 dias do plano Pro
RD Station CRM	Plano gratuito “de graça mesmo, por tempo indeterminado” (FAQ da página)	“Limite de 4 usuários por conta”	Sem teto numérico declarado na página	“um funil padronizado, de até 5 etapas”	Extensão gratuita do Chrome para WhatsApp Web, que salva no histórico as mensagens de texto trocadas com o cliente	RD Station CRM gratuito
Zoho CRM	“Gratuito para sempre para 3 usuários”	3	Não informado na página de preços	Leads, negócios e fluxos de trabalho, sem teto declarado	Nenhuma menção a WhatsApp na página	Preços do Zoho CRM

Agendor

O plano Gratuito é o mais generoso em volume de cadastro entre os comparados: 10.000 empresas, 10.000 pessoas e 1.500 negócios, com 2 GB de arquivos. Serve bem para quem tem base grande e time pequeno — três pessoas vendendo, muita empresa cadastrada. Onde trava primeiro: no terceiro usuário que vira quarto e nas personalizações, já que o plano usa as configurações padrão do sistema. O WhatsApp entra pela extensão para WhatsApp Web, listada no plano Gratuito.

Bitrix24

É o caso em que a própria página oficial se contradiz, e vale registrar: a tabela de planos indica “1–2 usuários” no Free, enquanto a FAQ logo abaixo fala em adicionar usuários ilimitados (conferido em 17/09/2026). Se o número de logins é o seu critério de escolha, teste antes de mover a operação. O pacote gratuito cobre CRM básico, tarefas em Kanban e 5 GB. O WhatsApp não aparece no Free: a integração é citada a partir do plano pago mais barato.

HubSpot CRM

O grátis mais claro em condição e o mais apertado em equipe: dois usuários e 1.000 contatos, sem data de validade. Funciona para quem vende sozinho ou em dupla e quer pipeline, tarefas e relatórios básicos organizados desde o primeiro dia. Onde trava primeiro: no terceiro vendedor. E, importante para este artigo, a página do produto não menciona WhatsApp — o canal onde a maioria das PMEs brasileiras negocia simplesmente não está previsto no plano gratuito.

RD Station CRM

O maior limite de usuários entre os planos permanentes comparados (quatro por conta) e o único que descreve a integração com o WhatsApp dentro do grátis: uma extensão do Chrome que registra no histórico do CRM as mensagens de texto trocadas no WhatsApp Web. Em troca, o funil é um só, com até cinco etapas. Serve para equipe de até quatro pessoas com um processo de venda único. Onde trava primeiro: no dia em que você precisa de um segundo funil.

Zoho CRM

“Gratuito para sempre para 3 usuários”, com leads, negócios, fluxos de trabalho, relatórios e aplicativo móvel. É a opção de quem quer automação simples sem pagar e não se incomoda em ter o WhatsApp fora do sistema — a página de preços não menciona o canal. Onde trava primeiro: na personalização e nos módulos avançados, que ficam nos planos pagos. Para uma equipe de três pessoas com processo estável, resolve.

Parecem grátis, mas são teste: Kommo e monday CRM

Os dois aparecem na primeira página de buscas por CRM gratuito e nenhum dos dois oferece plano gratuito permanente para a operação de vendas. A Kommo trabalha com teste de 14 dias sem cartão, segundo a própria página de planos. O monday tem um plano Free de até 2 usuários e 3 quadros na plataforma, mas a página do CRM não descreve plano gratuito permanente — e a FAQ oficial fala em teste de 14 dias do plano Pro. Não é propaganda enganosa: é vocabulário. Só não confunda uma coisa com a outra antes de migrar sua base.

A leitura da tabela em uma frase: o limite que pega primeiro quase nunca é o de contatos — é o de usuários. Nas tabelas de planos, nenhum dos gratuitos permanentes comparados passa de quatro usuários — com uma exceção declarada, e contraditória, na própria página do fornecedor: a FAQ do Bitrix24 fala em adicionar número ilimitado de usuários no plano Free, ao lado de uma tabela que mostra “1–2 usuários”.

CRM gratuito com WhatsApp: como a conversa chega (ou não) ao CRM

Essa é a pergunta que decide se o CRM vai ser usado ou abandonado, porque no Brasil a negociação acontece no WhatsApp. Existem três mecanismos, e a diferença entre eles é grande:

1. Extensão para WhatsApp Web. O vendedor atende pelo navegador e a extensão registra contato, negócio e mensagens no CRM. É o modelo que aparece nos planos gratuitos de RD Station e Agendor. Consequência prática: funciona por pessoa e por computador. Quem atende pelo celular não registra nada, e o histórico existe só na medida em que cada um lembra de salvar.
2. Integração em plano pago ou por marketplace. A conversa entra por um conector contratado à parte — disponibilidade e limites variam por fornecedor e precisam ser conferidos na página oficial de cada um.
3. Nenhuma integração. O CRM guarda o negócio e a data do próximo contato; a conversa fica no celular do vendedor. É o desenho mais comum nos planos grátis.

O efeito para uma equipe pequena é sempre o mesmo. Pense em uma loja com três pessoas vendendo pelo mesmo número: o cliente escreve na segunda-feira e explica tudo; na quarta, outro atendente responde do zero e pede as informações de novo. Quando um vendedor sai, sai com o histórico. O CRM mostra “negociação em andamento” e ninguém sabe o que foi combinado.

Existe um quarto caminho, que não é do plano gratuito de ninguém: a integração pela API oficial do WhatsApp, que exige um provedor e tem tarifa por mensagem cobrada pela Meta — os detalhes estão em quanto custa a API oficial do WhatsApp. Uma observação de honestidade: não há fonte oficial dizendo que usar extensão no WhatsApp Web derruba ou bane número, então este artigo não afirma isso.

Se a sua dúvida, no fundo, é qual categoria de ferramenta adotar — um CRM de vendas com integração ou uma plataforma que já nasce dentro do canal —, esse é outro assunto e ele está resolvido em como escolher um CRM para WhatsApp.

Quando o CRM gratuito deixa de servir: 5 sinais

Grátis é um bom ponto de partida. O problema é passar do ponto sem perceber. Estes cinco sinais são objetivos — se dois deles estiverem acontecendo, o plano gratuito já está custando mais do que economiza.

Sinal 1 — o próximo vendedor não cabe. Você contrata a quarta pessoa e o plano permite três. A saída informal é compartilhar login, e aí você perde exatamente o que foi buscar no CRM: saber quem falou com quem. O mesmo raciocínio vale para o atendimento, como mostra o guia sobre vários vendedores no mesmo número.

Sinal 2 — você precisa de um segundo funil. Pós-venda, renovação, parceria, reativação de cliente antigo. Quando tudo isso é empurrado para dentro do mesmo funil de novas vendas, as etapas deixam de significar qualquer coisa e o relatório vira ficção. O custo aparece na reunião de segunda: ninguém sabe quantas negociações novas estão abertas, porque metade dos cartões é renovação.

Sinal 3 — o follow-up depende de alguém lembrar. No plano grátis, o lembrete existe; a cobrança automática dele, não. Se a sua taxa de esquecimento já é visível na revisão semanal, vale entender como funciona o follow-up automático no WhatsApp antes de contratar mais gente.

Sinal 4 — o relatório que a gestão pede não existe. Conversão por etapa, motivo de perda, tempo médio de negociação. Planos gratuitos entregam contagem e lista; análise costuma ficar nos pagos. O custo aqui é de decisão: sem número confiável, a conversa sobre o que mudar volta a ser opinião.

Sinal 5 — a venda acontece no WhatsApp e o CRM só vê o resumo digitado. É o sinal mais caro e o menos percebido, porque o CRM parece em ordem: os cartões estão lá, as etapas estão lá. Só o conteúdo da negociação não está.

Para cada sinal, faça a conta do que custa não resolver, com premissas suas e visíveis — quantas negociações por mês ficam sem próximo passo definido, quanto vale em média um pedido da sua loja. Esse cálculo hipotético, feito com os seus números, decide melhor do que qualquer porcentagem de mercado. O roteiro é curto: conte na próxima revisão semanal quantas negociações estão sem próximo passo definido, aplique a sua própria taxa de fechamento histórica — a sua, não uma média de mercado — e multiplique pelo seu ticket médio. Compare o resultado com a mensalidade do plano que resolveria o sinal e decida por esse número.

Planilha, CRM gratuito ou plataforma de atendimento: por onde começar

As buscas por “CRM gratuito excel” e “CRM gratuito google” revelam uma dúvida legítima: será que a planilha não resolve? Às vezes resolve. Depende de três coisas — quantas pessoas vendem, quantas etapas a venda tem e onde a conversa acontece.

Planilha (Excel ou Google Planilhas). Custo zero, flexível, você monta em uma tarde. Não tem histórico de conversa, não cobra o próximo passo e quebra com facilidade quando três pessoas editam a mesma aba. Serve para quem vende sozinho e tem poucas negociações abertas por vez.

CRM gratuito. Pipeline visual, lembretes, cadastro estruturado e relatórios básicos, dentro dos limites da tabela deste artigo. É o degrau natural para a equipe de duas a quatro pessoas com processo definido.

Plataforma de atendimento com funil. Faz sentido quando a venda é a conversa: a caixa de entrada é da equipe, não de uma pessoa; as filas distribuem quem responde; o funil em Kanban fica no mesmo painel das mensagens. A tiqchat é desse tipo de ferramenta — e a declaração de viés vale de novo aqui, porque este blog é dela. No comparativo de planos dela, atualizado em 30/08/2026, três itens dessa categoria estão descritos um a um: o total por coluna no funil em Kanban, que soma o valor dos negócios parados em cada etapa; os campos personalizados no contato; e a importação e a exportação de contatos em planilha. Compare com a linha correspondente de cada plano gratuito da tabela acima. Para entender o desenho do modelo antes de olhar qualquer fornecedor, o guia de atendimento via WhatsApp em equipe explica como filas e caixa de entrada compartilhada funcionam.

Uma armadilha vale registrar: a escolha não é definitiva e não precisa ser feita de uma vez. Dá para começar na planilha e migrar para o CRM gratuito quando entrar a segunda pessoa, ou manter a planilha da diretoria e o CRM do time por um trimestre, enquanto o processo se estabiliza. O que não funciona é rodar dois sistemas com a mesma informação por tempo indeterminado: quando o mesmo negócio existe em dois lugares com status diferentes, a equipe passa a não confiar em nenhum dos dois e volta a decidir tudo pelo WhatsApp.

Critério de saída, em três linhas: poucas vendas e uma pessoa vendendo, planilha resolve; equipe pequena com venda em várias etapas, CRM gratuito; equipe vendendo dentro do WhatsApp com o mesmo número, plataforma de atendimento.

Como começar com um CRM gratuito em uma semana

Escolher é a parte fácil. O que faz o CRM pegar é a primeira semana de uso. Esta sequência cabe em cinco dias sem parar a operação:

1. Desenhe as etapas antes de cadastrar qualquer coisa. No máximo o que o plano grátis permite — se são cinco etapas, são cinco, e não sete “provisórias”. Se o seu processo ainda não tem nome em cada etapa, comece por montar o funil de vendas em Kanban.
2. Importe a planilha depois de limpá-la. Duplicados, telefones sem DDD e contatos de 2019 entram como lixo e saem como desconfiança no sistema novo.
3. Combine a regra de registro. Toda negociação iniciada no WhatsApp vira negócio no CRM no mesmo dia, com próximo passo e data. Sem essa regra escrita, o CRM se transforma em arquivo morto em duas semanas.
4. Marque a revisão semanal de 15 minutos. Um filtro por negócios parados e uma pergunta por cartão: qual é o próximo passo e quando. É o ritual que mais sustenta a adoção. Faça a primeira revisão com o time junto, na tela: todos veem o que acontece com um cartão sem data — ele aparece na lista e alguém precisa responder por ele. Depois dessa primeira vez, quinze minutos por semana bastam.
5. Teste a exportação no primeiro dia. Sim, no primeiro. Baixe contatos e negócios e veja o que vem no arquivo. É a resposta prática à quarta pergunta deste artigo, e é melhor descobrir agora do que no dia da troca.

Uma última lembrança: o funil não acaba no “fechado e ganho”. Quem tem uma cadência de pós-venda pelo WhatsApp definida usa o segundo funil que o plano gratuito talvez não comporte — e essa é, com frequência, a primeira razão real para sair do grátis.

Perguntas frequentes sobre CRM gratuito

Qual é o melhor CRM gratuito? Depende do limite que pesa mais para você. Entre os planos permanentes conferidos em 17/09/2026, o RD Station CRM permite mais usuários (quatro) e descreve extensão para WhatsApp Web; o Agendor tem o maior volume de cadastro; o HubSpot é o mais simples para quem vende sozinho.

Qual CRM gratuito é 100% gratuito? Os de plano permanente, com limites declarados: HubSpot CRM (“não tem data de validade”), RD Station CRM (“por tempo indeterminado”), Zoho CRM (“gratuito para sempre para 3 usuários”), Agendor e Bitrix24 (“100% grátis”). Teste de X dias não é CRM gratuito — é avaliação com prazo.

Como ter um CRM gratuito? Escolha pelo número de pessoas que vão usar, faça as quatro perguntas deste artigo na página oficial do fornecedor, crie a conta no plano grátis e importe a base já limpa. No primeiro dia, teste a exportação dos dados para saber como você sairia, se precisar.

O CRM Kommo é gratuito? Não como plano permanente. Na página de planos da Kommo, lida em 17/09/2026, a oferta é de teste: “Free for 14 days, no credit card required”. Depois desse período é necessário assinar um dos planos pagos para continuar usando a conta.

Existe CRM gratuito integrado ao WhatsApp? Integração completa por API oficial, não — isso exige provedor e tem tarifa por mensagem da Meta. O que existe no grátis é extensão para WhatsApp Web: RD Station CRM e Agendor citam o recurso em seus planos gratuitos, cada um com seu escopo, conferido em 17/09/2026.

CRM gratuito ou planilha de Excel? Planilha serve quando uma pessoa vende e o volume é baixo: é grátis e flexível. O CRM gratuito ganha quando há duas ou mais pessoas, etapas de negociação e necessidade de lembrete — porque a planilha não cobra o próximo passo nem guarda o histórico da conversa.

Conclusão: comece grátis, mas com data para reavaliar

Um CRM gratuito é um excelente ponto de partida e um destino ruim. Os planos comparados aqui resolvem bem o básico — cadastro, pipeline, lembrete —, mas todos param no mesmo lugar: número de usuários e, no Brasil, a conversa do WhatsApp que não entra sozinha no sistema. Escolha pelo limite que vai pegar primeiro na sua equipe, teste a exportação no primeiro dia e marque no calendário uma data para reavaliar, em vez de descobrir o teto no meio de uma negociação.

Se a venda já acontece dentro do WhatsApp e o CRM só vê o resumo digitado depois, teste a tiqchat grátis e veja conversa e funil no mesmo painel.

Contexto de mercado: 82% das MEI e micro e pequenas empresas apontam o WhatsApp como principal canal de comunicação e de vendas, segundo o Sebrae Pulso dos Pequenos Negócios, 12ª edição (fev–mar/2026).